Een incasso is het incasseren of innen van een betaling. Als iemand aan bijvoorbeeld een leverancier een bedrag verschuldigd is maar niet betaalt, zal die leverancier in actie moeten komen. Om de betaling te kunnen incasseren, moet hij kosten maken. Deze zogenaamde incassokosten worden bovenop het verschuldigde bedrag aan de wanbetaler in rekening gebracht. Voor incassokosten worden diverse benamingen gebruikt: administratiekosten, leges, aanmaningskosten, verzuimkosten, buitengerechtelijke kosten of herinneringskosten.

Wanneer de schuldeiser de vordering uitbesteedt aan een incassobedrijf stijgen de administratiekosten vaak aanzienlijk. Professionele incasseerders hanteren nu eenmaal hogere incassokosten. In de praktijk werden deze bedragen soms buitensporig hoog. Per 1 juli 2012 is de maximale hoogte van incassokosten wettelijk beperkt. Dit is geregeld in de wet Normering buitengerechtelijke incassokosten (Wik). Overigens geldt deze regeling uitsluitend voor schulden van consumenten. Bedrijven mogen ten aanzien van onderlinge schulden andere afspraken maken over de hoogte van de incassokosten.

De hoogte van de incassokosten wordt berekend als percentage van het verschuldigde bedrag. Dit percentage daalt naarmate het bedrag hoger is. In hoofdlijnen komt het neer op een procentuele vergoeding. De volgende percentages zijn van toepassing:

• 15% over de eerste 2500 euro van de vordering, met een minimum van 40 euro
• 10% over de volgende 2500 euro van de vordering
• 5% over de volgende 5000 euro van de vordering
• 1% over de volgende 190.000 euro van de vordering
• 0,5% over het meerdere, met een maximum van 6775 euro

Van belang is dat het incassotraject (met de begrensde incassokosten) slechts kan worden gestart indien de schuldenaar in verzuim is. (De schuldenaar is de ontvanger van de oorspronkelijke rekening.) Van verzuim is sprake als de schuldeiser een betalingsherinnering heeft gestuurd waarin hij aangeeft dat er binnen een x aantal dagen moet zijn betaald. Dit is een zogeheten ingebrekestelling. Onder bepaalde omstandigheden is de schuldenaar eerder in verzuim, bijvoorbeeld als expliciet is afgesproken dat indien vóór een bepaalde datum geen betaling heeft plaatsgevonden de schuldenaar in verzuim is.
Voor de goede orde: als de schuldenaar een bedrijf is, is een aanmaning of betalingsherinnering niet verplicht.

Onder bepaalde omstandigheden mogen aan u als debiteur in rekening gebrachte incassokosten worden verhoogd met het gebruikelijke BTW-percentage (hoge tarief). Dit heeft te maken met het volgende. Een schuldeiser die de incassoprocedure uitbesteedt, zal daarvoor een rekening met BTW krijgen van het incassobureau. De meeste schuldeisers kunnen deze betaalde BTW terugvorderen. Wanneer een schuldeiser deze BTW niet kan terugvorderen levert dat een verliespost op. Ter compensatie hiervan mogen de aan de wanbetaler in rekening gebrachte incassokosten met BTW worden verhoogd.
Voorbeelden van enkele beroepsgroepen die geen BTW mogen heffen op hun facturen zijn artsen en journalisten. Ook in de kinderopvang en in het onderwijs wordt meestal geen BTW berekend.